Hilfe! Plötzlich Home-Office! Ein Crashkurs

Als Digitalagentur arbeitet Feinheit seit längerem teilweise remote, dadurch konnten wir uns einige Erfahrung aneignen. Gerne teilen wir diese hier und hoffen damit, den Stress der Umstellung für andere etwas mindern zu können. Denn die Belastung wird für viele Menschen in den nächsten Wochen bereits hoch genug sein – sei es durch familiäre Betreuungsaufgaben, Krankheitsfälle im Umfeld oder finanzielle Engpässe.

Dateiablage

Wer die Dateiablage bereits in eine Cloud verschoben hat, ist nun im Vorteil. Denn in einer Cloud sind die Daten weltweit stets verfügbar, ohne dass komplexe IT-Systeme wie eigene Server oder Firewalls nötig wären. Wir nutzen Google Drive für unsere Ablage, andere Lösungen sind Dropbox oder die komplett in der Schweiz gehostete Lösung kDrive. Firmen mit einer internen IT-Abteilung können auch eine eigene Cloud aufbauen, beispielsweise mit der Open-Source Software Owncloud.

Gleichzeitig an Dokumenten arbeiten

Oft ist es nötig, dass mehrere Menschen parallel am selben Dokument arbeiten. So erspart man sich das endlose Versenden von Dokumenten per Email und die damit einhergehende Versionenflut. Die Office-Suite von Google bietet für die meisten Zwecke ein ausreichende Funktionalität. Wer komplexere Dokumente in der Cloud bearbeiten muss, wird bei Office365 oder kDrive fündig.

Fixnetz ohne Fixnetz

Trotz Mobiltelefonie ist die Erreichbarkeit über eine Fixnetznummer in vielen Betrieben weiterhin eine Notwendigkeit. Mit einer virtuellen Telefonzentrale in der Cloud können die Mitarbeiter*innen überall über ihre gewohnte Fixnetznummer erreicht werden. Es braucht dafür auch kein physisches Telefon, das Telefonieren geht auch mit einem Softclient (wir nutzen Zoiper für Desktop und die Sipcall-App für Mobiltelefone). Anbieter von virtuellen Telefonzentralen sind beispielsweise Sipcall oder Peoplephone.

Videokonferenzen

Manchmal reicht ein Gespräch einfach nicht aus und eine Videokonferenz muss her. Zum Beispiel, weil eine Präsentation gezeigt werden soll. Leider können Videokonferenzen frustrierend sein und in etwa folgendermassen ablaufen:

Damit dies nicht passiert, sollte folgendes beachtet werden:

1. Pünktlich sein und Technik im Vorfeld testen.
2. Fokus behalten: Während des Meetings aktiv präsent sein und nicht parallel Emails bearbeiten.
3. Ein Headset verwenden und sich selbst auf lautlos stellen, wenn man nicht spricht.
4. Für ein gutes Bild nicht vor einem hellen Hintergrund sitzen.
5. Bei Präsentationen: Die Möglichkeit nutzen, per Bildschirm-Freigabe die Präsentation zu teilen, damit alle das Gleiche vor sich haben.
6. Bring dich ein, aber nimm nicht den ganzen Raum ein.
7. Uns hilft es insbesondere bei Meetings mit vielen Teilnehmer*innen einer klaren Struktur zu folgen und jemanden aus dem Team die Moderation übernehmen zu lassen. Dieser ruft dann die einzelnen Personen mit Name auf, so dass alle zu Wort kommen, ohne durcheinander zu sprechen.

Auch für Videokonferenzen bietet Google mit Hangouts eine solide – und kostenlose – Lösung. Frei nach Open Source haben wir hierfür eine kurze Anleitung erstellt, die wir gerne mit euch teilen möchten. Unserer Erfahrung nach bietet Zoom meist eine etwas bessere Bildqualität, die Gratisversion ist jedoch auf eine Konferenzdauer von 40 Minuten beschränkt. Weitere Optionen sind Skype oder Lifesize. Alle diese Tools ermöglichen auch die Bildschirmfreigabe für die gemeinsame Betrachtung einer Präsentation.

Projektmanagement

Für komplexere Projekte reichen Emails und eine geteilte Dateiablage oft nicht aus. Ein Online-Projekttool ist dann meistens die bessere Lösung. Wir verwenden gerne Basecamp, da das Tool einfach zu bedienen ist und es leicht ist, Kunden den Zugriff auf ausgewählte Elemente zu geben. Die Auswahl an Plattformen ist gross, beliebt sind zum Beispiel Trello, Asana oder Monday.

Teamaustausch

Eine grosse Herausforderung beim verteilten Arbeiten ist es, eine Teamkultur aufrecht zu halten. Wir Menschen sind soziale Wesen und benötigen einen Austausch. Diesen rein virtuell zu pflegen ist nicht ganz einfach und benötigt etwas Übung. Wir verwenden Slack für einen informellen Chat und tauschen uns da auch über Büropflanzen, Lieblingsbücher und Interessante neue Musik aus.

Momentan experimentieren wir auch damit, einen fortlaufenden Kanal auf Google Hangouts offen zu halten, auf welchem sich alle bei Bedarf austauschen können. Sozusagen ein virtueller Cafépausenraum.

Wir hoffen, dass diese Tipps für deinen neuen Home-Office-Alltag hilfreich sind und freuen uns darauf von deinen Erfahrungen zu lernen. Zu diesem Zweck haben wir ein offenes Google-Dokument eröffnet, in welchem alle ihre Erfahrungen teilen können: Zum Google-Dokument.

Auf gute Tage im Heimbüro und hoffentlich bald wieder im physischen Leben!

Das Feinheit-Team