Aus dem Nähkästchen: So funktionierte unsere Administration während des Lockdowns
Von Carmen Schoder | Team | 04.06.2020
Nach fast drei Monaten Home-Office erwacht unser Hangar diese Woche langsam wieder zum Leben. Jrina Gubser orchestriert bei Feinheit die Buchhaltung und Personaladministration und wir wollten von ihr wissen, wie sie während der intensiven Corona-Phase diese Fachbereiche führte.
Jrina, erzähl doch mal. Dein Einstieg bei Feinheit war ja doch ziemlich aussergewöhnlich.
Das kann man so sagen! Ich habe am 2. März 2020 in der Feinheit-Administration angefangen, zwei Wochen später kam der Lockdown. Feinheit erliess ein generelles Home-Office-Gebot, ein ÖV-Verbot und im Grossraumbüro durften sich – natürlich mit genügend Abstand – maximal 5 Personen aufhalten. Ich arbeitete danach wie alle anderen grösstenteils zuhause. Trotzdem war es wichtig, dass jemand regelmässig physisch im Büro war, beispielsweise, um den Briefkasten zu leeren, gewisse Dinge auszudrucken, Versandmaterial zu holen oder auch nur um die Pflanzen zu giessen. Ich war also ein- bis zweimal pro Woche im Hangar. Zu Beginn des Lockdowns schickte ich meinen Kolleginnen und Kollegen manchmal auch Dinge nach Hause, welche sie im Büro vergessen hatten und zu Ostern gab es süsse Grüsse an alle.
Was half dir in dieser Zeit, deine Arbeit auch von zuhause aus zu erledigen?
Nun, bei uns ist die Infrastruktur schon länger auf mobiles Arbeiten ausgelegt. So haben fast alle einen Laptop und Dokumente werden elektronisch in einer Cloud abgelegt, auf welche alle auch zuhause zugreifen können. Die Akzeptanz von Home-Office ist gross, es wird niemandem misstraut oder vorgeworfen, zuhause nicht richtig zu arbeiten. Trotzdem fehlte der freundschaftliche Austausch untereinander, weshalb wir aktiv verschiedene informelle Gefässe geschaffen haben wie eine virtuelle Kafipause oder ein virtueller Apéro – der Arbeitsalltag wäre wohl um einiges schwieriger gewesen ohne diese lockeren Momente.
Was denkst du war für Menschen mit administrativen Jobs die grösste Herausforderung während des Lockdowns?
Ganz generell ist die Kommunikation mit dem Team eine der grösseren Herausforderungen. Wir benutzen neben E-Mail auch Slack und Basecamp, diese Dienste erleichtern den Austausch enorm.
Was sind deine Tipps für eine effiziente Administration, die nicht nur vom Büropult aus funktioniert?
Das Wichtigste ist, Dokumente nicht nur physisch abzulegen. Das scheint in vielen Branchen selbstverständlich – ich weiss aber nur zu gut, dass das längst nicht überall der Fall ist. Ohne den Online-Zugriff wäre die Administration aus dem Home-Office praktisch nicht machbar gewesen. Weiter finde ich es praktisch, wenn man Messaging-Tools benutzt, so kommuniziert man schneller miteinander und spamt sich nicht gegenseitig den Posteingang zu. Überhaupt ist die Erreichbarkeit des Teams wahnsinnig wichtig, nur so kann der Informationsfluss und die Zufriedenheit der Kundschaft sichergestellt werden. Darum braucht es neben der schriftlichen Kommunikation natürlich auch eine Telefonumleitung und ein (Geschäfts-)Handy.